Aviso de Privacidad Dirigido a Clientes y Proveedores
AVISO DE PRIVACIDAD DIRIGIDO A CLIENTES Y PROVEEDORES DE VMS ENERGY DE MÉXICO, S. DE R.L. DE C.V.
Su privacidad es muy importante para VMS Energy (VMS Energy de México, S. de R.L. de C.V.), por ello queremos asegurarnos de que conozca los mecanismos de salvaguarda de la integridad, privacidad y protección de sus datos personales.
- Alcance del presente Aviso de Privacidad
Este Aviso de Privacidad (el Aviso) ha sido emitido de acuerdo con las leyes mexicanas aplicables, para dar cumplimiento a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, su Reglamento, los Lineamientos del Aviso de Privacidad y la Ley Federal del Consumidor. Como titular de datos personales, podrá solicitar en cualquier momento de VMS Energy una versión digital de las disposiciones mencionadas por medio de Talento Humano, a través del correo electrónico reclutamiento@vmsenergy.com .
El presente Aviso describe los tipos de datos que pueden ser recopilados de los clientes y proveedores de VMS Energy, el tratamiento de éstos, al igual que las personas, sociedades y autoridades con los que tales datos podrían ser compartidos.
De la misma manera, el presente aviso contiene las medidas que VMS Energy adoptará para proteger y gestionar el tratamiento de sus datos personales. La seguridad de su información es nuestro principal objetivo; por ello la protegemos mediante el uso y mantenimiento de altas medidas de seguridad.
Por lo anterior, en cumplimiento a nuestro Programa de Privacidad y a la normativa aplicable, sus datos personales serán tratados de manera confidencial, mediante sistemas y esquemas diseñados para tales efectos.
- Datos del Responsable
VMS Energy es una sociedad constituida con arreglo a las leyes mexicanas y es la responsable del tratamiento de sus datos personales, por conducto de Talento Humano en el domicilio ubicado en Volcán Paricutín 1275, El Colli Urbano, C.P. 45070, Zapopan Jalisco
- Datos Personales
VMS Energy podrá recabar de Usted los siguientes datos personales:
- De los clientes de VMS Energy
VMS Energy podrá recabar de sus clientes datos identificación y contacto que incluyen: razón social, Registro Federal de Contribuyentes, domicilio fiscal (con todos sus componentes: calle, número exterior e interior, colonia, código postal, ciudad o municipio, estado), y actividad empresarial o giro comercial.
Adicionalmente, VMS Energy podría recabar información de contacto operativo y financiero, como correos electrónicos institucionales para las áreas de ventas y facturación, números telefónicos de contacto, nombre de los responsables del área de cuentas por pagar y otras áreas, así como los datos necesarios para su alta en sistemas internos. En lo relativo a datos bancarios, se solicita el nombre del banco, número de cuenta, número de sucursal, o la Clave Bancaria Estandarizada.
Finalmente, se puede requerir material gráfico como fotografías de los activos e instalaciones del cliente, particularmente cuando sea necesario verificar su capacidad operativa o ubicación física para fines contractuales o de cumplimiento.
- De los proveedores de VMS Energy
A los proveedores de VMS Energy se les podrá recabar información legal, fiscal, comercial y bancaria, que incluye: razón social; fecha y lugar de constitución de la empresa; nombre completo del representante legal con facultades para actos de administración, representación legal y suscripción de obligaciones contractuales; nombre del administrador único y nombres de los accionistas. Asimismo, se solicita su Registro Federal de Contribuyentes, domicilio fiscal completo (incluyendo calle, número exterior e interior, colonia o fraccionamiento, código postal, ciudad, municipio y estado), y el giro o actividades económicas que desempeña la empresa.
En cuanto a información bancaria, se puede requerir el nombre de la institución financiera, número de cuenta bancaria, número de sucursal, Clave Bancaria Estandarizada de dieciocho dígitos, así como la carátula del estado de cuenta bancario para verificar la titularidad y coincidencia con los datos fiscales. También se recaban medios de contacto, como dirección de correo electrónico institucional, número telefónico de contacto, y en su caso, el Registro ante el padrón público de contratistas especializados (REPSE).
Adicionalmente, se puede solicitar información sobre experiencia previa, como el número de contratos celebrados, antigüedad en el mercado, y lista de clientes o empresas a las que se han prestado servicios, para efectos de validación técnica o cumplimiento de criterios de selección. Finalmente, se recaba la opinión de cumplimiento positiva emitida por el Servicio de Administración Tributaria, y constancias fiscales específicas, como la emitida por el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores, cuando sea necesario.
- Finalidad del Tratamiento de los datos personales.
4.1. Respecto de los clientes de VMS Energy
Los datos recabados de los clientes tienen como finalidad principal establecer relaciones comerciales formales, realizar cotizaciónes, integrar expedientes administrativos, y formalizar contratos de prestación de servicios o compraventa. Específicamente, los datos se utilizan para verificar que el cliente es una entidad legalmente constituida y registrada ante el Servicio de Administración Tributaria, así como para validar su domicilio fiscal, su giro o actividad empresarial, y su situación fiscal vigente mediante la constancia de situación fiscal y la opinión de cumplimiento.
Los datos de contacto institucional, como correos electrónicos y teléfonos de las áreas de ventas, facturación y cuentas por pagar se utilizan para mantener una comunicación eficiente con el cliente, facilitar el seguimiento de propuestas comerciales y asegurar el correcto procesamiento de pagos. Asimismo, los datos bancarios se solicitan para identificar a la institución emisora del pago, así como para saber desde qué cuenta o banco se realizará la transferencia correspondiente.
Toda esta información es necesaria para la integración adecuada del cliente en los sistemas internos de gestión, elaboración de órdenes de compra o venta, generación de facturas electrónicas y, en su caso, para coordinar entregas o prestación de servicios. Además, se emplea para asegurar que los datos del cliente estén actualizados y completos, permitiendo una relación comercial transparente, eficiente y conforme a derecho.
4.2. En relación con los proveedores de VMS Energy
Los datos recabados de proveedores de VMS Energy son tratados con la finalidad de verificar su existencia legal, antecedentes comerciales y capacidad operativa, así como para validar la autenticidad de la información contenida en su documentación corporativa, fiscal y bancaria. Particularmente, se utilizan para confirmar la antigüedad de la empresa y precalificarla en función de su experiencia; verificar que la razón social coincida con la presentada en cotizaciónes; validar el lugar donde se encuentran sus oficinas y cotejar que correspondan con lo declarado en sus comprobantes de domicilio; y revisar quién será la persona facultada para firmar contratos u órdenes de compra, incluyendo casos en que existan apoderados distintos al representante legal.
Asimismo, los datos de los proveedores de VMS Energy se utilizan para validar el cumplimiento de obligaciones fiscales, de seguridad social y de vivienda, mediante la obtención y análisis de constancias fiscales como la opinión de cumplimiento del Servicio de Administración Tributaria, así como constancias del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores y del Instituto Mexicano del Seguro Social. También se emplean para verificar el registro de la empresa ante el padrón REPSE y asegurar el cumplimiento de la normativa aplicable en materia de subcontratación, garantizando que el personal asignado no se encuentre subcontratado de forma indebida.
En lo que respecta a la información bancaria, ésta se utiliza para validar que los pagos se realicen a la cuenta correspondiente y que los datos del beneficiario coincidan con la empresa contratada. La información de contacto permite establecer y mantener comunicación continua con el proveedor para fines administrativos, contractuales, logísticos y de cumplimiento. Finalmente, toda la información recabada se emplea para efectos de elaboración y formalización de contratos de prestación de servicios o compraventa, así como para dar cumplimiento a los requisitos documentales exigidos por las partes para el ingreso a instalaciones o para la ejecución del servicio contratado.
- Transferencia de datos
Los datos personales y corporativos recabados de clientes y proveedores podrán ser compartidos, tanto dentro como fuera del territorio nacional, únicamente cuando sea estrictamente necesario para el cumplimiento de las finalidades descritas en el presente aviso y siempre observando los principios de confidencialidad, licitud, proporcionalidad y finalidad.
En este sentido, la información podrá ser compartida con:
Autoridades fiscales y administrativas competentes, como el Servicio de Administración Tributaria, el Instituto Mexicano del Seguro Social, el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores, la Secretaría del Trabajo y Previsión Social y otras entidades gubernamentales, cuando así lo exijan las disposiciones legales aplicables o cuando sea necesario para acreditar el cumplimiento de obligaciones fiscales, de seguridad social, laborales o contractuales.
Auditores externos, asesores legales, fiscales o contables, que requieran acceder a la información en el curso de auditorías, revisiones regulatorias, cumplimiento de obligaciones contractuales o elaboración de dictámenes técnicos o legales, siempre bajo acuerdos de confidencialidad que garanticen la protección de la información compartida.
Clientes o contratantes finales, en los casos en que, por exigencia de los términos contractuales o por motivos de seguridad, sea necesario acreditar la existencia, experiencia, identidad, cumplimiento fiscal o legal del proveedor, o bien verificar la existencia y cumplimiento del cliente para fines de contratación o ingreso a instalaciones.
Empresas filiales, subsidiarias, controladoras o integrantes del mismo grupo corporativo, cuando dichas entidades compartan procesos administrativos, contables, operativos o de cumplimiento con la responsable del tratamiento de datos y requieran acceso a la información para los fines compatibles con los establecidos en este aviso.
Instituciones bancarias o financieras, exclusivamente para efectos de la validación de cuentas, procesamiento de pagos, conciliación de transferencias o devolución de saldos, conforme a las políticas internas de pagos y cobros.
Proveedores de servicios tecnológicos, administrativos o de gestión documental, que por la naturaleza de sus funciones tengan acceso a la información para su almacenamiento seguro, resguardo, respaldo digital, gestión de bases de datos, plataformas de facturación electrónica u otros servicios vinculados a los sistemas internos de gestión de la empresa.
En todos los casos, las transferencias de datos se realizarán conforme a los términos del presente aviso de privacidad, a lo establecido en los contratos de confidencialidad respectivos y conforme a lo previsto en la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares. No se realizarán transferencias de datos adicionales sin el consentimiento expreso del titular, salvo en los casos expresamente autorizados por dicha Ley.
- Uso de cámaras de video-vigilancia (V-V)
Tomando en consideración que aquellas las que identifiquen a individuos o los hagan identificables constituyen un dato personal y que su tratamiento conlleva cualquier actividad que se pueda realizar de los mismos, incluidos su obtención, uso, divulgación, almacenamiento, acceso, manejo, aprovechamiento, transferencia y disposición, es que la V-V supone una gestión de información de aquellas personas cuya imagen es obtenida, almacenada, consultada o transferida por la V-V.
Por lo anterior, VMS Energy hace de su conocimiento que dentro de sus instalaciones se encuentran cámaras V-V que graban en tiempo real lo ocurrido y que la información recopilada con motivo de la V-V se utiliza para las siguientes finalidades:
- Tener un mecanismo de control en las entradas y salidas de trabajadores, colaboradores, clientes, proveedores y público en general
- Procurar la seguridad e integridad de las personas, instalaciones, bienes e información, dentro de las instalaciones de VMS Energy y zona perimetral
- Incrementar las medidas de seguridad en materia de protección civil, para asegurar una respuesta eficaz ante la posible presencia de un fenómeno perturbador, amenaza, caso fortuito o fuerza mayor
El contenido de las cámaras de V-V será para uso interno de VMS Energy, por lo que no será transferido a terceros, a menos que: (I) una ley o proceso legal así lo exija; (II) exista solicitud de autoridades competentes u otras autoridades gubernamentales o judiciales; y (III) cuando se considere que la revelación de estos sea necesaria para evitar daños a alguna persona, sujeto o empresa.
- Medios para ejercer los Derechos ARCO.
Conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares, podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de sus Datos Personales directamente ante Talento Humano, quien se ubica en Volcán Paricutín 1275, El Colli Urbano, C.P. 45070, Zapopan Jalisco o al correo electrónico reclutamiento@vmsenergy.com .
- I) Acceso. Usted podrá consultar en todo momento los datos personales que han sido recabados y conservados por VMS Energy
- II) Rectificación. En caso de que alguno de sus datos personales sea inexacto o incompleto podrá solicitar su corrección, debiendo adjuntar la documentación que acredite dicha modificación.
III) Cancelación. Podrá solicitarse en todo momento la cancelación de sus datos; en caso de ser procedente la solicitud, los datos entrarán al período de bloqueo. Dicho periodo tendrá como consecuencia que los datos no podrán ser utilizados y posteriormente sean suprimidos de los archivos y bases de datos de VMS Energy.
- IV) Oposición. – En todo momento podrá negarse por causa justificada al tratamiento de sus datos personales.
- Cambios a la Política de Privacidad.
Cualquier cambio sustancial o total que se realice a la Política de Privacidad podrá ser realizado por VMS Energy a través de nuestra página de Internet https://vmsenergy.com/aviso-privacidad/ .
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